Als werknemer krijg je vaak te maken met verschillende soorten gesprekken met je leidinggevende. Twee van de meest voorkomende gesprekken zijn het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek. Hoewel beide gesprekken gericht zijn op het beoordelen van de prestaties van een werknemer, zijn er belangrijke verschillen tussen deze twee gesprekken. In dit artikel zullen we de belangrijkste verschillen tussen deze twee soorten gesprekken uiteenzetten.
Doel van de gesprekken
Het belangrijkste verschil tussen een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek is het doel van de gesprekken.
Beoordelingsgesprek
Een beoordelingsgesprek is gericht op het evalueren van de prestaties van een werknemer over een bepaalde periode (meestal een jaar) en het vaststellen van eventuele maatregelen om de prestaties in de toekomst te verbeteren. Dit kan bijvoorbeeld het aanbieden van extra opleiding of coaching zijn. Ook kan dit gesprek invloed hebben op salarisverhogingen of promoties. Deze gesprekken zijn vaak formeel van aard en kunnen een gevoel van ongemak bij werknemers veroorzaken.
Functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek, daarentegen, is een open gesprek tussen de werknemer en de leidinggevende die gericht is op het bespreken van de samenwerking, de werkomstandigheden en eventuele knelpunten die de werknemer tegenkomt in zijn of haar functie. Het doel van een functioneringsgesprek is om tot verbeteringen te komen voor zowel de werknemer als de organisatie.
Aanpak en structuur van de gesprekken
Naast het verschil in doelstellingen, zijn er ook verschillen in de aanpak en structuur van beide gesprekken.
Beoordelingsgesprek
Tijdens een beoordelingsgesprek ligt de nadruk op de mening en observaties van de leidinggevende over de prestaties van de werknemer. De leidinggevende zal de prestaties van de werknemer evalueren aan de hand van vooraf vastgestelde criteria en doelen. Dit gesprek is vaak evaluerend en toetsend van aard, waarbij de werknemer voornamelijk luistert naar de feedback van de leidinggevende.
Functioneringsgesprek
In een functioneringsgesprek is er sprake van een dialoog tussen de werknemer en de leidinggevende. Beide partijen kunnen hun mening geven en eventuele knelpunten bespreken. Een functioneringsgesprek is daarmee meer gericht op het samen werken aan verbeteringen, in tegenstelling tot het beoordelingsgesprek waar de leidinggevende voornamelijk feedback geeft.
Timing van de gesprekken
Hoewel er geen vaste regels zijn voor de timing van beide gesprekken, zijn er wel enkele algemene richtlijnen die vaak worden gevolgd in organisaties.
Beoordelingsgesprek
Een beoordelingsgesprek vindt meestal één keer per jaar plaats, vaak aan het einde van het kalenderjaar of aan het begin van het nieuwe jaar. Dit geeft de leidinggevende de kans om te evalueren hoe de werknemer heeft gepresteerd ten opzichte van de doelen en verwachtingen die aan het begin van het jaar zijn vastgesteld.
Functioneringsgesprek
Een functioneringsgesprek kan op elk moment van het jaar plaatsvinden, maar wordt vaak twee keer per jaar ingepland. Door deze gesprekken regelmatig te houden, krijgen zowel de werknemer als de leidinggevende de kans om eventuele problemen tijdig te signaleren en aan te pakken.
Gebruik van documentatie
Het gebruik van documentatie tijdens beide gesprekken is een ander belangrijk verschil tussen de twee.
Beoordelingsgesprek
Bij een beoordelingsgesprek wordt vaak gebruik gemaakt van een beoordelingsformulier, waarop de leidinggevende voorafgaand aan het gesprek de prestaties van de werknemer heeft beoordeeld. Dit formulier dient als basis voor het gesprek en kan na afloop door zowel de werknemer als de leidinggevende ondertekend worden. Deze documentatie kan vervolgens worden gebruikt om eventuele maatregelen, zoals salarisverhogingen of promoties, vast te leggen.
Functioneringsgesprek
Bij een functioneringsgesprek ligt de nadruk meer op de mondelinge dialoog tussen de werknemer en de leidinggevende, waardoor er vaak minder behoefte is aan formele documentatie. Toch kan het nuttig zijn om afspraken die tijdens het gesprek worden gemaakt, vast te leggen in een verslag zodat beide partijen hier later op terug kunnen vallen.
Samenvattend: beoordelingsgesprek vs. functioneringsgesprek
- Doel: Het beoordelingsgesprek is gericht op het evalueren van de prestaties van de werknemer en het nemen van maatregelen, terwijl het functioneringsgesprek zich richt op het bespreken van de samenwerking en eventuele knelpunten.
- Aanpak: In een beoordelingsgesprek ligt de nadruk op evaluatie door de leidinggevende, terwijl in een functioneringsgesprek sprake is van een dialoog tussen werknemer en leidinggevende.
- Timing: Beoordelingsgesprekken vinden meestal één keer per jaar plaats, terwijl functioneringsgesprekken vaker (twee keer per jaar) kunnen worden gevoerd.
- Documentatie: Bij een beoordelingsgesprek wordt vaak gebruik gemaakt van een beoordelingsformulier, terwijl bij een functioneringsgesprek minder noodzaak is voor formele documentatie.
Door deze verschillen te begrijpen, kunnen zowel werknemers als leidinggevenden deze gesprekken effectiever benutten om tot verbeteringen te komen voor zowel de werknemer als de organisatie.
